Автор: СергейДокументы20 Июл 2013

Периодически мы сталкиваемся с необходимостью написать ту или иную бумагу. При этом такая необходимость может возникнуть в процессе трудовой деятельности, либо при осуществлении должностных обязанностей.



К сожалению, не всегда написание объяснительных записок является приятным или нейтральным мероприятием, гораздо чаще написание объяснительной записки после определенного нарушения трудовой дисциплины.

1. Объяснительная записка «опоздание на работу»


Действующий Трудовой кодекс не содержит понятия «опоздание», а содержит понятие «рабочее время» и «отсутствие на рабочем месте без уважительных причин».

Если Вас не было любое количество времени на работе в не зависимости от того, в любой период рабочего времени, работодатель вправе применить определенные санкции.

Однако если в результате такого отсутствия производство не остановилось и не последовали убытки, максимально, что может сделать работодатель – это оформить выговор или замечание. В любом случае, понятие «опоздание» может регламентироваться внутренними документами организации.

Как правило, объяснительная записка об опоздании пишется на имя руководителя предприятия и содержит объяснение ситуации и причин, приведших к опозданию. Также ставится дата составления объяснительной записки и личная подпись работника.

Если вы собираетесь оспаривать возможные последствия, которые родятся в результате оформления объяснительной записки об опоздании, имеет смысл написать этот документ в двух экземплярах, один из которых Вы отдадите в канцелярию, а на другом потребуете от секретаря поставить отметку о принятии и оставите его себе.

Пример объяснительной записки об опоздании:
  • В «шапке»: на имя кого (с указанием должности) и от кого (с указанием должности) оформлена бумага;
  • «Объяснительная записка»;
  • Изложение ситуации и причин, которые привели к опозданию;
  • Возможно внедрение в текст Ваше отношение к ситуации, например, «на основании изложенного, считаю эти причины уважительными»;
  • Дата (можно указать также время) составление документа и личная подпись;
  • Приложение подтверждающих документов.


2. Объяснительная записка «о прогуле»


Прогулом Трудовой кодекс называет отсутствие на рабочем месте более четырех часов подряд. Так, если работник «потерялся» на работе на достаточно солидное время, то он считается прогулявшим. Естественно, прогулом в данном случае будет являться только неуважительность причин отсутствия.

Например, при выполнении курьерского поручения на улице работник был задержан сотрудником органов внутренних дел для выяснения личности и доставлен в отдел. Работник провел в отделе несколько часов без возможности предупредить руководство с объяснением ситуации. В этом случае необходимо взять копию протокола.

Пример объяснительной записки о прогуле:
  • В «шапке»: на имя кого (с указанием должности) и от кого (с указанием должности) оформлена бумага;
  • «Объяснительная записка»;
  • Изложение ситуации и причин, которые привели к прогулу (например, задержание органами внутренних дел и т.д.);
  • Возможно внедрение в текст Ваше отношение к ситуации, например, «на основании изложенного, считаю эти причины уважительными»;
  • Дата (можно указать также время) составление документа и личная подпись;
  • Приложение подтверждающих документов.


3. Объяснительная записка «об отсутствии на рабочем месте»


Очень часто встречается ситуация, при которой в течение достаточно длительного времени работника не могут найти на его рабочем месте. Такие ситуации встречаются на крупных предприятиях с несколькими большими цехами, где не всегда можно быстро связаться с нужным работником Встречаются и иные ситуации.

Например, у работника могла внезапно развиться острая зубная боль в обеденный перерыв, и он не имел возможности предупредить кого-либо из руководителей из-за их отсутствия о своем намерении немедленно обратиться в стоматологическую поликлинику. В таком случае работнику в поликлинике необходимо взять справку, в которой будет установлен факт и время нахождения его в поликлинике.

Пример объяснительной записки об отсутствии на рабочем месте:
  • В «шапке»: на имя кого (с указанием должности) и от кого (с указанием должности) оформлена бумага;
  • «Объяснительная записка»;
  • Изложение ситуации и причин, которые привели к отсутствию на рабочем месте (например, срочное посещение стоматологической поликлиники и т.д.);
  • Возможно внедрение в текст Ваше отношение к ситуации, например, «на основании изложенного, считаю эти причины уважительными»;
  • Дата (можно указать также время) составление;
  • Приложение подтверждающих документов.


4. Пояснительная записка в налоговую инспекцию


Ряд официальных документов, которые организации обязаны предоставлять в инспекцию, состоят из табличных и текстовых документов. Именно текстовый документ чаще всего и является пояснительной запиской. Правила оформления и предоставления, а также требования к пояснительным запискам можно почерпнуть из ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации». Подобные документы оформляются главным бухгалтером и подписываются им, а также руководителем организации.

Например, классический пример пояснительной записки к годовой отчетности содержит следующие основные разделы:
  • Об организации;
  • Финансовое положение организации;
  • Сопоставление данных за текущий отчетный и аналогичные периоды прошлых лет;
  • Методы оценки и существенные статьи отчетности.