Автор: СергейДокументы02 Окт 2013

Авансовый отчет является способом подтверждения целевого расходования денежных средств, которые были выданы работнику из кассы организации для осуществления его профессиональных обязанностей или для приобретения необходимых материалов или оборудования.


Авансовый отчет заполняется самим работником по специальной форме АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России №55 от 01.08.2001 г.)

Правила заполнения


Существует два способа оформления АО-1: с помощью специальной бухгалтерской программы или заполнением шаблона MSExcel. Чаще всего АО-1 заполняется сотрудником вторым способом. Авансовый отчет состоит из двух частей – лицевой и оборотной стороны. К заполненному документу обязательно прилагаются первичные, подтверждающие расходование средств, документы.

Часть АО-1 заполняется подотчетным работником, а часть бухгалтером, который будет проверять сданный отчет. На окончательно оформленной и проверенной форме АО-1 будут стоять три подписи: подотчетного лица, главного бухгалтера, руководителя.

Алгоритм действий


Рассмотрим последовательность этапов, связанных с оформлением авансового отчета на примере направления работника в командировку:
  • отдел кадров совместно с бухгалтерией оформляют необходимые командировочные документы (приказ о направлении работника в командировку, служебное задание, командировочное удостоверение);
  • на основании приказа о направлении в командировку работнику выдаются наличные денежные средства из кассы организации по расходному кассовому ордеру;
  • работник в командировке производит определенные траты и накапливает подтверждающие их документы;
  • прибыв из командировки, работник оформляет авансовый отчет АО-1 и сдает его в бухгалтерию;
  • бухгалтер проверяет правильность оформления отчета, переводит его в электронный вид в бухгалтерской программе, формирует необходимые проводки, контролирует обоснованность трат;
  • работник вносит в кассу неизрасходованный остаток денежных средств, либо из кассы ему возвращаются средства в случае их перерасхода.

Порядок заполнения авансового отчета


Как правило, никаких сложностей в оформлении АО-1 не возникает. Чаще всего бухгалтерия формирует в специализированной бухгалтерской программе электронный вариант формы АО-1 за датой окончания командировки. Из базы данных программы автоматически заполняются многие поля формы: наименование организации, номер, дата документа, назначение аванса, подотчетное лицо и некоторые другие данные.

Бухгалтеру имеет смысл сформировать такой отчет и выгрузить его в формат MSExcel для передачи подотчетному лицу. Это очень ускорит и упростит заполнение авансового отчета, сделав его читаемым, удобным для работы, с наличием автоматического расчета ячеек.

Советуем ознакомиться с примерами написания объяснительных записок на работу или налоговую. Это очень важный документ, которые многие пишут в свободной форме. При заполнении этого документа есть свои тонкости.

Если же такой файл бухгалтерия не сформировала, то работнику необходимо в Интернете скачать форму AO-1 в формате MSExcel, заполнить все те поля, которые он может заполнить на лицевой стороне отчета самостоятельно.

На оборотной стороне в хронологическом порядке в табличную часть вносятся такие значения, как порядковый номер, дату, номер и наименование, размер расхода по этому документу. Подтверждающими документами могут быть товарные и кассовые чеки, квитанции, талоны, контрольные билеты и даже расписки.

Рекомендуется пронумеровать каждый подтверждающий документ сквозной нумерации, а небольшие документы, например, билеты на городской пассажирский автотранспорт приклеить на лист бумаги – это очень упростит дальнейшую проверку отчета бухгалтером.

Сдача и расчет


После того, как лицевая и оборотная части формы АО-1 заполнены и проверены, необходимо ее распечатать, подписать и сдать в бухгалтерию вместе с подтверждающими документами. Бухгалтер проверяет сданный отчет, вносит данные в базу и формирует на основании этих данных необходимые проводки.

Вы знаете что такое ОКПО? Для чего он нужен и с чем его едят? Ответы в нашей статье.

Возможно, что бухгалтер после внесения всех данных в программу, сформирует и распечатает отчет вместе с окончательными данными с бухгалтерскими записями, расчетом перерасхода или остатка подотчетных средств, данными о приходном или расходном ордере и другими данными, после чего пригласит подотчетное лицо подписать этот документ. После этого работник сможет получить в кассе перерасход подотчетных денег, либо внести в кассу их остаток.

Скачать примеры заполнения формы АО-1 можно здесь: [attachment=5:Avansovyy-otchet-AO-1.zip]