Автор: Ольга КовригоЮридические вопросы30 Мар 2017

Любой работник, будь то руководитель компании или рядовой сотрудник, рано или поздно сталкивается с необходимостью разрешения разного рода личных вопросов в рабочее время. И далеко не всегда такая необходимость укладывается в рамки отведённого графиком трудового оплачиваемого отпускного периода. В целях взаимовыгодного урегулирования подобных проблем между администрацией и работником в ТК РФ включены нормы о предоставлении последнему отпуска любой продолжительности без сохранения заработной платы.

Законодательные основы предоставления сотрудникам отпуска без содержания

Выписка из роддома

Некоторые семейные обстоятельства (и радостные, и грустные) требуют обязательного присутствия даже от работающего гражданина

Правоотношения по предоставлению трудящимся гражданам отпускных дней без сохранения зарплаты регулирует статья 128 ТК РФ. Нормы, содержащиеся в указанной статье, определяют установление такого отдыха работнику, как право, но не обязанность нанимателя. При это решающим фактором для принятия окончательного решения должно стать наличие либо отсутствие у написавшего заявление сотрудника:

  • требующих его присутствия семейно-родственных обстоятельств;
  • иных уважительных обстоятельств.

Тем не менее определены законом и ситуации, когда предоставление неоплачиваемого отпускного периода работающему гражданину обязательно — их перечень содержится в той же 128-ой статье кодекса, некоторых других нормах этого же нормативного правового акта, а также в отдельных федеральных законах. Для каждого из обязательных случаев предоставления рассматриваемого вида отпуска устанавливающий его правовой акт определяет максимальное количество свободных от работы дней в году.

Таблица: случаи обязательного предоставления работодателем неоплачиваемого отпускного периода

Категория трудящихся Нормативный акт, установивший правомочие на неоплачиваемый отпускной период Предельное количество отпускных (календарных) дней в году
Лица, принявшие участие в ВОВ ТК (ст. 128) 35
Трудящиеся лица пенсионного возраста ТК (ст. 128) 14
Супруги и родители погибших при выполнении служебного долга некоторых категорий военных и государственных служащих ТК (ст. 128) 14
Лица, имеющие инвалидность ТК (ст. 128) 60
Сотрудники, которые планируют вступление в супружеский союз, у которых родился ребёнок, умер близкий человек (на период, приближенный ко времени наступления события) ТК (ст. 128) 5
Работающие граждане, поступающие в ВУЗ ТК (ст. 173) 15
Сотрудники, проходящие подготовительные курсы ВУЗа ТК (ст. 173) 15
Лица, обучающиеся на дневном отделении в ВУЗе одновременно с работой ТК (ст. 173)
  • 15 — на время аттестационного испытания;
  • 4 месяца — на время приготовления к защите дипломной работы и сдаче итоговых испытаний;
  • 1 месяц — для прохождения итоговых испытаний.
Лица, поступающие в ССУЗ ТК (ст. 174) 10
Лица, работающие и обучающиеся на дневном отделении ССУЗа ТК (ст. 174)
  • 10 — на время аттестационного испытания;
  • 2 месяца — на время приготовления к защите дипломной работы и сдаче завершающих обучение испытаний;
  • 1 месяц — для прохождения итоговых испытаний.
Герои Труда, кавалеры ордена Трудовой Славы Закон № 5-ФЗ от 09.01.97 3 недели
Супруги военнослужащих Закон № 76-ФЗ от 27.05.98 Количество дней, не превышающее оставшиеся дни до завершения отпускного периода супруга-военного.
Герои СССР, Герои РФ и полные кавалеры ордена Славы Закон № 4301–1 от 15.01.93 3 недели
Определённые законом члены инициативной группы и доверенные личности кандидатуры на период выборов Президента РФ и депутатов Госдумы РФ. Закон № 19-ФЗ от 10.01.2003, закон № 51-ФЗ от 18.05.2005. Со дня регистрации списка кандидатов до дня оглашения результатов выборов.
Педагогические работники Закон №273-ФЗ от 29.12.2012 1 год через каждые 10 лет непрерывного педагогического стажа.

Локальное регулирование вопросов предоставления неоплачиваемых отпускных дней

Общее собрание коллектива

Принятые по согласованию с коллективом локальные НПА (в частности, коллективный договор) также могут устанавливать дополнительные правила предоставления дополнительных отпусков работникам

Дополнительно категории сотрудников, имеющие право на безусловное предоставление отпускного периода без содержания, могут быть установлены локальным НПА компании — коллективным соглашением.

Предпосылки для локального регулирования вопроса о безусловном предоставлении отпуска лицам, имеющим семейные обязанности, обозначены в ст. 263 ТК РФ. Так, коллективное соглашение компании может предусматривать предоставление до двух недель отдыха без содержания ежегодно для следующих категорий сотрудников:

  • родители двух или более малолетних (до 14 лет) детей;
  • родители несовершеннолетних детей, имеющих инвалидность;
  • одинокий родитель малолетнего ребёнка.

К слову, локальным НПА в целях единообразного применения норм о предоставлении неоплачиваемых отпускных дней может быть также обозначен перечень обязательных к признанию уважительными причин для удовлетворения просьбы об освобождении от работы.

Если коллективное соглашение компании содержит перечень уважительных причин для безусловного предоставления в неоплачиваемых отпускных дней, целесообразно добавить к нему и условие о том, что отсутствие гражданина на работе не должно наносить ущерб производственному процессу. Это даст возможность в каждом конкретном случае искать компромисс между требованием сотрудника и нуждами компании.

Правила определения уважительности заявленной работником причины

Беседа работника с работодателем

Работодатель обязан оценить уважительность причины, прежде чем предоставить сотруднику неоплачиваемый отпуск

Так как конкретного перечня уважительных причин для установления неоплачиваемых отпускных дней законодательство не содержит, обязанность квалификации конкретного обстоятельства ложится на плечи нанимателя. В такой ситуации единственно верным представляется руководствоваться общечеловеческими принципами, правилами морали и нравственности, при этом не забывая о рациональном подходе к решению личных и производственных проблем.

Если же исходить из анализа законодательных норм, применяемых к другим схожим ситуациям, можно выделить несколько «типовых» уважительных причин:

  • тяжёлое состояние здоровья близкого человека;
  • обстоятельства чрезвычайного характера — пожар, затопление и т. д.;
  • обстоятельства, связанные с воспитанием детей — сборы в летний лагерь, карантин в детском учебном заведении, каникулы у детей;
  • проводы в армию сына;
  • необходимость сдачи экзаменационной сессии самим работником.

Законодательством установлены правила предоставления неоплачиваемых отпускных дней исключительно по инициативе работника, нанимателю такая инициатива не предоставлена. В случае если освобождения членов коллектива от труда требует производственная необходимость, это должно быть оформлено иным образом (например, установлением факта простоя, что предполагает частичное сохранение заработка). Принуждение же сотрудника к написанию заявления об уходе в отпуск против его воли считается нарушением законодательства и влечёт за собой применение к нанимателю санкций со стороны компетентных органов.

Как оформить отпуск без сохранения зарплаты?

Образец заявления

Работник пишет заявление

Письменное заявление работника прямо обозначено в законе в качестве обязательного документа, указыающего на наличие инициативы с его стороны

Закон прямо определяет инициатора предоставления неоплачиваемого отпускного периода — это работник, который выражает своё желание путём написания соответствующего заявления. Форма документа — произвольная. Тем не менее в письменном обращении следует указать:

  • Ф. И. О. руководителя компании, которому заявление подаётся;
  • Ф. И. О. лица, подающего документ;
  • заголовок документа — заявление;
  • изъявление желания гражданина о предоставлении отпускного периода;
  • разновидность отпуска — не оплачиваемый;
  • количество дней освобождения от труда;
  • дату начала отпускного периода;
  • причину, обусловившую необходимость в освобождении от работы;
  • дату написания;
  • личную подпись работающего гражданина.

Если сотрудник располагает документом, подтверждающим реальное существование обстоятельств, ставших причиной для просьбы об освобождении от работы, этот документ (или его копию) лучше приложить к письменному обращению.

Заявление об отпуске без содержания

В заявлении обязательно указывается причина, обусловившая необходимость предоставления отпуска

Заявление подаётся в службу по работе с персоналом или руководителю компании по обычной процедуре. До проставления на документе положительной резолюции заявитель не вправе самовольно покидать рабочее место — это может быть расценено, как прогул.

Распорядительный документ

Основанием для установления отпускных дней работающему гражданину является распорядительный документ, изданный нанимателем — приказ. Приказ составляется на бланке формы Т-6, однако не исключён и вариант использования разработанного организацией бланка.

Приказ о предоставлении отпуска за свой счёт

Приказ об отпуске без содержания составляется на бланке формы Т-6

Обозначение отпускных дней в личных документах сотрудника и отчётной документации

Бухгалтер составляет отчёты

Неоплачиваемый отпуск должен быть надлежащим образом отражён в некоторых формах бухгалтерской отчётности

После издания распорядительного документа информация о предоставлении отпускного периода вносится в следующие документы:

  • личную карточку формы Т-2 — на четвёртой странице этой типовой формы имеется специально предназначенная для этого таблица;
  • табель (форма Т-12), условные обозначения: «ДО» — отпускные дни без содержания с разрешения нанимателя, «ОЗ» — отпускные дни без содержания, предоставленные в соответствии с требованиями законодательства.

РСВ-1 (форма отчётности для ПФ и ФОМС) предоставляется в компетентные органы ежеквартально, до 15-го числа месяца, следующего за отчётным. С начала 2015 года отпуск без содержания отражается в разделе 6 формы с кодом «НЕОПЛ» (ранее использовался код «АДМИНИСТР»).

СЗВ-М — ежемесячная форма отчётности для ПФР. Так как находящийся (пусть даже и на протяжении всего отчётного периода) в отпуске без содержания сотрудник сохраняет трудовые правоотношения с компанией, сведения о нём в обязательном порядке наравне со всеми остальными отражаются в отчёте. Если же по ошибке сотрудник не был включён в отчёт СЗВ-М, необходимо представить дополнительный (корректирующий) отчёт.

Форма 6-НДФЛ содержит обобщённую налоговым агентом по всем работникам информацию, поэтому непосредственно неоплачиваемый отпускной период в ней не отражается. В зависимости от его продолжительности лишь изменяются общие отражаемые суммы выплат.

Трудовые гарантии для работника, находящегося в отпуске без содержания

Пустое рабочее место

Несмотря на то, что во время неоплачиваемого отпуска работник отсутсвует, и за ним не сохраняется заработная плата, юридически трудовые правоотношения между ним и нанимателем благополучно продолжаются

Как отмечалось выше, даже в случае длительного отсутствия сотрудника на работе вследствие предоставления ему отпускных дней без содержания за ним сохраняется рабочее место, так как трудовые правоотношения всё это время юридически продолжаются. Кроме того, работающий гражданин во время рассматриваемого вида отпуска вправе рассчитывать на соблюдение следующих своих интересов:

  • он не может быть уволен по желанию нанимателя (ст. 81 ТК РФ);
  • всё время отсутствия на работе засчитывается в общий трудовой и непрерывный стаж;
  • четырнадцать неоплачиваемых отпускных дней ежегодно засчитываются в стаж, определяющий правомочие сотрудника на получение оплачиваемого отпускного периода;
  • работающий гражданин имеет право на стандартные налоговые вычеты;
  • работник вправе досрочно прервать своё отсутствие на работе по соглашению с нанимателем.

Важно! Если на отпускной период пришёлся период болезни, пособие по нетрудоспособности выплачено не будет (ст. 9 Закона №255-ФЗ от 29.12.2006). Исключением из этого правила является нетрудоспособность, вызванная беременностью и родоразрешением, однако отпускной период в этом случае должен быть прекращён за день до начала больничного.

В связи с тем, что за период неоплачиваемого отпуска зарплата отсутствует, а значит, не удерживаются и страховые взносы, это время не засчитывается в страховой стаж, определяющий право на установление пенсии по возрасту (Закон №173-ФЗ от 17.12.2001).

Предоставление сотруднику неоплачиваемых отпускных дней — в некоторых случаях право, а в других — и обязанность нанимателя. Законодательство определяет значительное количество ситуаций, в которых отказать сотруднику в удовлетворении его просьбы наниматель попросту не вправе. При этом более льготные условия для трудящихся, нежели предусмотренные законом, могут быть установлены и локальными НПА организации.

Ольга Ковриго
Я имею высшее юридическое образование, опыт работы в суде, банке, на предприятии. Несмотря на то, что основная моя специализация - это уголовное право и процесс, вся моя профессиональная деятельность связана с хозяйственным правом, начиная от кадровых вопросов и заканчивая проблемами кредитования. Долгое время я занималась написанием обзоров зарубежных и отечественных СМИ по бизнес-тематике.
Подробнее