Автор: Илья ЛаптевНалоги10 Мар 2017

Для документального подтверждения доходов лица нужно сделать справку по форме 2-НДФЛ. Законом оговорено, для чего создаётся такой документ. В справке содержатся сведения о финансовых поступлениях в пользу сотрудника и указана сумма оплаченного работодателем подоходного налога. Заполнить документ может только ответственное лицо.

Что такое справка 2-НДФЛ, зачем и когда она нужна

Это официальный документ, в котором указан доход сотрудника и сумма выплаченного подоходного налога за определённый период.

Документ составляют с учётом следующих сведений:

  1. Наименование компании-работодателя.
  2. Личные данные сотрудника.
  3. Ежемесячный доход, на который начисляется базовая ставка налога в размере 13%.
  4. Налоговые вычеты (стандартные, имущественные, социальные).
  5. Итоговая сумма удержанных налогов, вычетов и общий доход.

Для чего потребуется сдать 2-НДФЛ и как выглядит документ

При смене работы на новом предприятии могут затребовать рассматриваемый документ. А также при оформлении кредита. Во многих организациях принято выдавать его при расчёте автоматически либо по просьбе увольняемого.

Без справки 2-НДФЛ не обойтись при получении налоговых вычетов. Это касается, например, родителей студентов, обучающихся в вузах на условиях контракта. Важность каждой ситуации обуславливает, зачем тщательно заполнять отчёт.

Правильный образец годовой декларации

Такой документ нужно взять для проведения судебных разбирательств, усыновления детей, показывать при начислении пенсии.

Справка для получения налоговых вычетов

Пример заполнения бланка 2-НДФЛ

При оформлении визы кроме стандартной справки с работы могут потребовать форму 2-НДФЛ. Перечислить все случаи проблематично.

Справка для получения вычета на детей

Приложение к форме 2-НДФЛ

Таким образом, справка может понадобиться в следующих учреждениях:

  1. Налоговая служба. Сумма вычета не может быть выше суммы налога на доход, начисляемого работнику за определённый период.
  2. Учреждения банковской системы. Кредитор должен быть уверен в платёжеспособности заёмщика.
  3. Пенсионный фонд — для расчёта и начисления пенсии.
  4. Управление социальной защиты (при назначении денежного пособия малообеспеченным категориям населения).
  5. Органы опеки и попечительства, чтобы убедиться в реальном уровне доходов опекунов, родителей приёмных детей.
  6. Судебные органы — при разборе трудовых споров, назначении алиментов.
  7. Государственный центр занятости — для расчёта пособия при отсутствии трудоустройства.
  8. Посольство, если сотрудник для себя оформляет визу.
  9. Руководитель предприятия, на который принят новый работник, чтобы сориентироваться в начислении ему зарплаты.

Кто в организации может выдать справку работнику

Этот документ выдаёт бухгалтерия предприятия сотрудникам в течение трёх дней со дня обращения.

Сведения представляют налоговые агенты — российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения иностранных организаций в Российской Федерации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, в налоговый орган по месту своего учёта.

Приказ ФНС России от 16.09.2011 N ММВ-7–3/576 (ред. от 08.12.2014), пункт 2.

Руководитель ставит свою подпись на справке и заверяет её печатью предприятия. Это исключает подделку.

Справка о доходах физических лиц

Пример заполнения формы 2-НДФЛ на имя физлица

Затем работодатель сдаёт этот отчёт в налоговую службу. Неправильный состав документа грозит штрафами.

Когда отсутствует необходимость в сдаче справки

Справку не нужно сдавать в следующих ситуациях:

  1. Выплата предназначается предпринимателю.
  2. Средства перечисляются физлицу во время совершения сделки. Например, если организация покупает у гражданина имущество или имущественные права.

Налог платит тот, кто получает средства. Это лицо будет отчитываться в налоговой по другой форме.

Чтобы разобраться, нужна ли подготовка отчёта, нужно вовремя определить тип возникшей ситуации.

Ситуации, когда отчёт не требуется — таблица

Ситуация Почему не нужно составлять справку 2-НДФЛ
Компания выплатила доходы, освобождённые от НДФЛ Освобождённые от НДФЛ доходы в справку не включайте. К таким доходам, в частности, относятся пособия по беременности и родам. А также другие выплаты, которые не облагаются НДФЛ в полной сумме (ст. 217 НК РФ). Например, алименты, материальная помощь в связи со стихийным бедствием и пр. В отношении этих выплат компания налоговым агентом не является.
Компания выплачивает доходы предпринимателям Если организация выплачивала доход предпринимателю (например, закупала у него товар), удерживать с этих выплат НДФЛ не требуется. Ведь предприниматели самостоятельно исчисляют и платят НДФЛ. Сведения обо всех суммах, выплаченных предпринимателю в 2013 году, в налоговую инспекцию направлять не нужно, если он предъявил вам:
  • свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учёт;
  • кассовые или товарные чеки, счета-фактуры, закупочные акты и т. д., содержащие информацию об ОГРНИП и ИНН предпринимателя.
Компания покупает имущество у граждан Допустим, компания приобрела у своего сотрудника автомобиль. Удерживать в таком случае НДФЛ не надо (п. 2 ст. 226 НК РФ). Граждане самостоятельно исчисляют суммы налога, подлежащие уплате в бюджет, и представляют налоговую декларацию (ст. 228 НК РФ).
Компания выдаёт подарки (материальную помощь) декретницам Иных налогооблагаемых выплат у сотрудницы в течение года не было Материальная помощь и подарки в сумме, не превышающей 4000 руб. в пределах календарного года, НДФЛ не облагаются (п. 28 ст. 217 НК РФ). В отношении таких доходов компания не признаётся налоговым агентом.
Компания вручила подарки физическим лицам, которые не являются сотрудниками. Например, покупателям во время рекламной акции В таких ситуациях подарок — это доход в натуральной форме. Но компания не может удержать НДФЛ, так как подарок выдан не деньгами, а вещью. А перечислять налог из собственных средств налоговый агент не вправе (п. 9 ст. 226 НК РФ). Поэтому в месячный срок после окончания года, когда был вручён подарок, надо уведомить инспекцию о невозможности удержать НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ). В то же время НДФЛ относится к персональным налогам. Это означает, что удержать его можно, только если удастся установить конкретного получателя дохода. При рекламной раздаче подарков это, как правило, сделать затруднительно. А раз так, то и сообщать налоговикам просто не о ком. Более того, налоговики просто физически не могут отследить всех получателей подобных подарков.
Компания как комиссионер заключила с гражданином договор на продажу имущества (например, автосалон продаёт подержанный автомобиль) Компания не должна представлять в налоговую инспекцию справку по форме 2-НДФЛ. Ведь имущество, поступившее комиссионеру, является собственностью комитента (п. 1 ст. 996 ГК РФ). Поэтому, получая доход от его продажи, комитент (гражданин) должен самостоятельно рассчитать и уплатить НДФЛ.
Компания предоставила покупателю-физлицу скидку (бонус) за выполнение определённого объёма покупок Скидка или бонус в виде полного или частичного освобождения от оплаты покупки не являются доходом гражданина в натуральной форме. Ведь чтобы получить подобную скидку, покупатель должен понести определённые расходы и выполнить ряд дополнительных условий. Значит, компания не является в данной ситуации налоговым агентом.
У иностранного сотрудника-резидента в первой половине 2013 года закончился контракт на работу в России. Так как его рабочая виза тоже закончилась, он уехал к себе на родину По итогам года такой сотрудник будет признан нерезидентом. Формально компания должна будет взыскать с него неудержанный НДФЛ. Однако сделать это невозможно. В этой ситуации организация не позднее 31 января 2014 года должна была подать в инспекцию сообщение о том, что налог с него удержать невозможно (п. 5 ст. 226 НК РФ). Для этого используется справка по форме 2-НДФЛ. Но по доходам, с которых налог в течение года компания удержала, к 1 апреля надо сдать справку 2-НДЛФ с признаком 1.

Нужно ли сдавать нулевой отчёт о доходе в налоговую

Организация-работодатель является налоговым агентом для своих сотрудников. Если в течение года трудящиеся не получали зарплату, то сдавать справку 2-НДФЛ не нужно. Доходов не было, налоги не отчислялись. В такой ситуации у работодателя не наступает обязанность по формированию и сдаче отчётности. Даже документ с нулевыми показателями не требуется. Несданный документ не повлечёт ответственность.

Если сотрудник имеет доход, то работодатель должен составить отчёт по форме 2-НДФЛ.

Куда, когда и как сдавать 2-НДФЛ работодателю

ИП предоставляют отчётность в налоговую инспекцию по месту своей прописки. Организации обращаются в ту инспекцию, которая относится к фактическому адресу их расположения.

Как отправить на разных носителях вовремя

Способы подачи документов:

  1. Лично обратиться в инспекцию и сдать справку в бумажном виде. Информация фиксируется в тот же день.
  2. Послать документацию по почте заказным письмом. Датой предоставления сведений будет считаться дата отправки письма.
  3. В электронном формате с использованием телекоммуникационных каналов связи. Фиксируется дата отправки информации.

Принятые сроки сдачи отчётности за год

Справка может делаться за предыдущий год. Далее «бумага» сдаётся в налоговую. Конечная дата подачи зависит от следующих факторов:

  1. Наличие признака «2». Составляется по тем сотрудникам, с которых налог не удерживается. Сдаётся до 1 марта.
  2. Наличие признака «1». Сообщается общая сумма, с которой удерживается налог. Отчёт сдаётся не позднее 1 апреля.

Как заполнить отчёт о перечисленных налогах за период, как разобраться в заполнении, каковы обязательные пункты справки

Документ включает заголовок и пять разделов.

  1. В заголовке указывается следующая информация:
    • номер по регистрационному журналу;
    • день, месяц и год заполнения;
    • код ИФНС;
    • номер корректировки, который добавлен в соответствии с недавним внесением изменений в форму.
  2. Первый раздел содержит информацию о налоговом агенте:
    • наименование компании (юрлица), ФИО физического лица;
    • ИНН;
    • КПП;
    • контактный телефон;
    • код ОКТМО.
  3. Во втором разделе указывают информацию о получателе дохода:
    • ФИО физлица;
    • день, месяц, год рождения;
    • подробный адрес проживания;
    • паспортные даны (серия, номер, кем и когда выдан).
      Делать документ нужно со стопроцентной точностью, чтобы каждая деталь соответствовала действительности. Составлять следует без исправлений, помарок и ошибок.
  4. В третий раздел вносятся данные о полученных доходах с указанием сроков и кодов (как минимум за 6 месяцев). Ставка начисляемого налога, как правило, составляет 13%.
    Справка о доходах физических лиц

    Пример заполнения справки 2-НДФЛ для физлица

  5. В четвёртом разделе указываются налоговые вычеты: имущественные, инвестиционные, социальные и стандартные. Заполнение производится лишь в том случае, если за период, указанный в справке, работник пользовался какими-либо вычетами.
  6. Пятый раздел — это итоговые размеры дохода и начисленного на них налога. Информация этого раздела не должна иметь расхождений с данными в третьем разделе. Это данные как выплачивались налоги.В третий раздел вносятся данные о полученных доходах с указанием сроков и кодов (как минимум за 6 месяцев). Ставка начисляемого налога, как правило, составляет 13%.
    Суммы налогов и доходов указываются в рублях без копеек.
Заполненный образец

Бланк 2-НДФЛ,где помесячно указаны доходы физлица

Правильный вариант заполнения бумажного варианта: как вычислить подделку

Правильный вариант заполнения справки на бумажном носителе:

  1. Используется ручка с синими чернилами (пастой).
  2. Печать не должна закрывать подпись.

Справка выдаётся в бумажном виде или в электронном формате.

Получение электронной справки

Сделать это можно с помощью электронной системы администрирования

Как оформить справку для индивидуального предпринимателя (ИП) и общества с ограниченной ответственностью (ООО), в том числе на «упрощёнке»

ООО на упрощёнке не освобождено от уплаты налогов. Справка заполняется в установленном порядке.

Справка 2-НДФЛ для ООО

Образец заполнения 2-НДФЛ, если налоговый агент — ООО

ООО или АО имеют право работать без печати. Если печати нет, то и справки не заверяются её оттиском.

Порядок заполнения единый для разных форм бизнеса.

Внесение изменений: «уточнёнка» или корректировка

Если в справке обнаружены ошибочные сведения, то обязательно нужно вносить корректировки. Для этого составляется корректировочный вариант справки с обновлёнными сведениями.

Как исправить/корректировать состав отчёта

Если справка корректировалась/уточнялась, то вводится номер корректировки. Например, первичная справка имеет номер «00». Далее после первых исправлений документу присваивается номер «01». В уточнённом документе указывают только достоверные сведения, в которых исправлены ошибки. Если указать номер корректировки «99», то справка аннулируется.

Необходимость ИНН

Если ИНН не известно, его указывать в документе необязательно. Налоговая обязана принимать справку, если в ней всё верно заполнено, но отсутствует код плательщика налогов. Если ИНН указан, но не соответствует действительности, то справку не примут.

СНИЛС и другие персональные данные должны быть вписаны в отчёт. Это обязательные реквизиты, которые нужно перечислить в справке.

Штрафы за отсутствие или несвоевременную сдачу отчёта

Не так давно не существовало никаких рычагов воздействия на тех, кто отказывал в выдаче справки 2-НДФЛ. Но с 2016 году стратегию поведения нужно поменять. За невыдачу документа предусмотрена административная ответственность в виде штрафа:

  1. На должностное лицо — от 1000 р. до 5000 р.
  2. На юридическое лицо — от 30 000 р. до 50 000 р. или приостановление деятельности до 3 месяцев.

Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, … влечёт предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

п.1 ст. 5.27 КоАП РФ

Учёт информации должен вестись корректно. Не допускаются неполные, неточные или искажённые сведения о доходах и налогах.

Непредставление в установленный законодательством о налогах и сборах срок либо отказ от представления в налоговые органы, таможенные органы оформленных в установленном порядке документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, а равно представление таких сведений в неполном объёме или в искажённом виде, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи, влечёт наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей.

ст.15.6 КоАП РФ

Бухгалтер предприятия также контролирует сроки давности справки. Документ должен быть своевременно оформлен. Справка должна быть подготовлена, заверена подписью руководителя и печатью. Если сотрудник бухгалтерии не успел сдать её в положенный срок, это не будет считаться большим нарушением. Содержание справки останется в силе, её можно будет сдать немного позднее.

Если документ не был подготовлен вовремя, за это налогового агента могут привлечь к ответственности и предъявить ему штрафные санкции в размере 200 рублей за каждый просроченный документ (п.1 ст.126 НК РФ).

Сроки действия документа

Срок действия справки может отличаться в зависимости от ситуации. Например, для получения вычета в документе указываются данные за последние три года. Для оформления крупного кредита банки требуют справку, выданную не позднее 30 дней до обращения.

Порядок получения социальных, стандартных или имущественных вычетов при подаче рассматриваемого документа в ИФНС зафиксирован в ст. ст.218–220 НК РФ. При использовании справки для таких целей срок её действия составляет три года.

Порядок выдачи отчёта по форме 2-НДФЛ работнику

Документ нужен не только для отчётности перед налоговой инспекцией. Справка выдаётся также по требованию трудящегося. Ответственность за оформление документа лежит на налоговом агенте лица. Это организация-работодатель: ИП или юридическое лицо. Исключение: для военнослужащих налоговым агентом является государство.

Справка готовится в бухгалтерии предприятия, на котором работает или работал сотрудник. В случае увольнения документ выдаётся вместе с трудовой. Работник также может обратиться с просьбой о выдаче документа уже после увольнения. Объяснять причины не нужно, бывший руководитель обязан выдать справку.

Сотрудник имеет право требовать справку по форме 2-НДФЛ неограниченное количество раз. Если это необходимо, то работодатель выдаёт одновременно несколько оригиналов справки. Отказывать трудящимся в этом вопросе нельзя.

Для получения справки нужно написать заявление на имя руководителя. Обращение имеет свободную форму, содержит личные данные сотрудника и отчётный период (год). Но это не обязательно, справка может быть выдана и по устной просьбе. При увольнении работодатель автоматически оформляет 2-НДФЛ без напоминаний и просьб.

Бухгалтер предприятия или руководитель несут ответственность за заполнение справки 2-НДФЛ и имеют право её корректировать. Это документ, где официально подтверждён размер доходов физического лица и уплаченных налогов. Необходима такая справка, чтобы отчитаться в налоговой инспекции или предъявить сотруднику по требованию.

Илья Лаптев
Специалист в области маркетинга, финансов и трудового права.
Подробнее