Копия трудовой книжки — для чего нужна, как оформить, сроки и новшества по заполнению 2018 года

Трудовая книжка на сегодняшний день является основным документом, который подтверждает стаж человека. Этот регистр фиксирует все этапы трудовой деятельности человека и оказывает ключевое влияние на формирование пенсии. Но часто у начинающих кадровиков возникает вопрос: для чего может понадобиться копия трудового документа и можно ли выдать регистр на руки. А в связи с нововведениями, вступившими в силу с середины 2018 года, вышел на первый план вопрос по правильному гостовскому оформлению копии.

Копия трудовой книжки — цели получения, виды, срок действия и образец

Трудовая книжка — прежде всего, это бланк строгой отчётности. Поэтому организация работы по её ведению, хранению и учёту определяется отдельным распоряжением Правительства РФ №225 от 16.04.2003, которое устанавливает основные требования по этому вопросу. И один из основных моментов, который вытекает из положений этого нормативного акта, — за сохранность трудового регистра несёт полную ответственность работодатель. При его утрате или порче, вне зависимости от того, кто стал виновником этого факта, для компании предусмотрен целый ряд шагов по восстановлению всех записей в трудовой. Поэтому, несмотря на тот факт, что ни в этом, ни в одном другом нормативном акте не указано, что работодатель не имеет права выдавать трудовой регистр на руки работнику по его просьбе, выдача документа не рекомендуется. На эту тему есть отдельное сообщение Роструда за номером 656–6-0.

Есть единственный вариант, когда наниматель обязан выдать трудовой документ сотруднику, — его увольнение. И только эта причина является уважительной, чтобы отдавать трудовой регистр на руки даже его владельцу.

Целей, по которым работнику может понадобиться трудовая книжка, несколько. И, конечно, все они серьёзные. Так, учреждением, которое требует копию этого документа, может стать:

1. Кредитная организация, когда человек обращается за займом. Банку необходимо удостовериться в благонадёжности своего будущего заёмщика. А с помощью выкопировки из трудовой книжки о человеке можно узнать довольно много, а именно трудовой регистр является:
   • Подтверждением факта, что у потенциального заёмщика существует источник постоянного дохода.
   • Свидетельством информации, которую заёмщик указал в анкете на получение кредита.
   • Немаловажный момент — сколько лет человек работает на одном месте. Клиенты, которые не бегают с места на место, вызывают больше доверия у кредитных учреждений.
   • По трудовому регистру служба безопасности банка может быстро просмотреть причины увольнения с предыдущих мест работы. И есть увольнения «по статье» должным образом определить степень надёжности клиента. Согласитесь, что справка 2-НДФЛ не даст таких сведений о человеке.
   • А главное — при просрочке платежей банк сможет по определению суда взыскивать недоимку из зарплаты напрямую через организацию, где трудоустроен заёмщик.
2. Следующим по убыванию количества запросов на предоставление копии трудовой считается отдел УФМС. Когда человек обращается за оформлением загранпаспорта. Заметим, что законодательно такое требование уже неправомочно, но есть некоторые подразделения, которые до сих пор запрашивают копию трудового регистра, чтобы проверить десятилетний период трудового стажа заявителя до получения им паспорта. Если человек не захочет предоставлять копию, можно начать оспаривать это действие учреждения в суде, но на это уйдёт определённое время.
3. Бывают вопросы из посольств некоторых государств при оформлении визы.
4. Случается, что выкопировку из трудовой просит будущий работодатель в тот момент, пока работник ещё не ушёл с существующего места работы. С помощью трудового регистра перспективный наниматель быстро компании, где работал соискатель, должности, которые он занимал, а также насколько часто он менял места трудоустройства и по какой (пусть формальной) причине уходил.
5. Судебные приставы (ФССП) имеют право запросить копию при возложении на работника алиментных платежей.
6. Копию могут запросить службы соц.защиты при оформлении пособий и льгот.
7. В некоторых случаях возникает необходимость подготовить копию для использования в компании-работодателе.
8. Максимально важная причина для получения копии трудовой и к тому же имеющая одну особенность — требование ПФР подтвердить трудовой стаж человека перед уходом на пенсию. Отметим, что служащие фонда также могут обойтись копией документа, но документ для них будет иметь юридическую силу только в случае, если он будет заверен нотариально. Заверенной работодателем копии будет недостаточно. Этот момент уточнён в комментариях ПФР №25–19/14554 от 29.12.2005, где фонд комментирует, что для того, чтобы сделать свою копию, им нужен либо оригинал трудового регистра, либо копия, но заверенная у нотариуса. И так как работодатель не имеет права отказать работнику в выдаче копии трудовой, кадровику здесь нужно выбирать из двух вариантов:
   • Либо самостоятельно регистрировать документ через нотариальную контору и выдавать нужную для ПФР копию.
   • Либо отдать человеку оригинал книжки на определённое время, чтобы уже работники фонда сами делали выкопировку и заверили её на месте.

Естественно, что нотариально заверенная копия стоит денег, поэтому наниматели, как правило, идут по второму пути, всеми доступными способами объясняя сотруднику, что вся ответственность лежит на плечах работодателя. А при утере книжки и вынужденном оформлении дубликата её восстановление займёт массу времени и сил.

Если рассматривать вопрос о сроках действия заверенной копии, то нужно отметить, что здесь есть 2 варианта:

1. Когда выкопировка трудовой заверена нанимателем, по стандартным правилам она считается действительной в течение месяца. Но при внесении в этот период каких-либо записей в книжку, она становится нелегитимной.
2. Если же копия заверена у нотариуса, она обладает неограниченным сроком действия. Хотя аналогично предыдущему варианту, при внесении в неё новых записей она утрачивает свою силу.

Как правильно оформить копию трудовой в 2018 году

Отметим, что с середины 2018 года в правила заверения трудовых регистров были внесены небольшие коррективы. Но несмотря на довольно несущественные уточнения, выкопировка из трудовой, оформленная с несоблюдением ГОСТа Р 7.0.97–2016 не будет признана действительной. Поэтому следует помнить, что при оформлении копии нужно:

1. Делать копии всех разворотов трудовой книжки, где есть записи. Естественно, включая титульный лист и форзац к нему. Крайним листом должна быть запись, о приёме на существующее место работы.
2. Качество печати должно быть хорошим, чтобы все записи были читабельными.
3. Наверху страницы ставится оттиск «копия».
4. На финальной станице под последним местом работы (фактически без отступов от финальной записи) проставляется отметка «Верно», должность и виза ответственного за ведение кадрового делопроизводства лица, расшифровка его подписи, а также дата заверения копии.
5. По обязательным требованиям нового ГОСТа после этого на выписке нужно уточнить место хранения оригинала трудовой. Запись, которую нужно сделать, может быть сформулирована так:
   • «Подлинник находится в отделе кадров (название предприятия)».
   • Или «Подлинник хранится в сейфе бухгалтерии (наименование работодателя)».
   • Или может быть указание на сейф в кабинете директора предприятия.
   • Если у работника есть личное дело, указывается его номер.
     

     Заверение копии должно идти сразу после предшествующей записи

6. Если копия не будет сшиваться, отметка «верно», а также все реквизиты заверенной копии ставятся на каждом листе.
7. Но чаще всего (если это не 1—2 листа) проще прошить документ. Для этого все листы складываются и прошиваются по левому краю суровой ниткой. Края нити связываются и выпускаются из-под плотно наклеенного листа А6, на котором должна быть указана дата, количество листов документа, а также здесь должна стоять виза должностного лица и печать организации. Обратите внимание, что оттиск печати должен захватывать и скрепляющий лист А6, и заходить на основной лист ксерокопии.
8. Если выкопировка делается в банк, обычно кредитные учреждения просят указать, что сотрудник до сих пор продолжает работать в компании. И хотя это не предусмотрено новым ГОСТом, сделать такую отметку можно. Делается это следующим образом:
   • Ставится порядковый номер записи, указывается дата и формулировка: «Работает по настоящее время».
   • Виза, должность, расшифровка и поверху надписи — печать организации.
   • Возможен вариант, когда нумерация записей не продолжается, но первый вариант предпочтительнее.
     

     Для банков, как правило, оформляются копии с указанием, что человек работает по сегодняшний день

Если в компании есть печать, её оттиск в копии трудовой книжки обязателен.

Завизировать копию документа имеют право:

• лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек в организации (как правило, это работник отдела кадров);
• если в компании нет кадровика, это может сделать главный бухгалтер или служащий бухгалтерии, главное, что следует учесть, это то должностное лицо должно быть назначено на выполнение этой функции приказом по предприятию;
• при их отсутствии визу имеет право поставить директор (индивидуальный предприниматель).

Нужно учитывать ещё в этом вопросе, что вновь введённая запись о местонахождении оригинала регистра должна ставиться только в случае, когда выписка нужна для сторонней компании. Если же делается выкопировка трудовой для внутреннего использования, это уточнение необязательно.

Распространённые ошибки при оформлении копии

Наиболее часто встречающиеся ошибки при составлении копии трудовой книжки состоят в следующем:

• неправильно поставлен оттиск печати предприятия, когда он не заходит на текст, а стоит отдельно (он должен захватывать часть текста);
• печати нет совсем, тогда как по статусу организации она должна быть, либо название на оттиске не соответствует названию работодателя, указанного в предшествующей записи о приёме на работу (это может случиться при реорганизации фирмы, когда не была внесена соответствующая запись, а печать уже уничтожена);
• подпись ответственного лица стоит отдельно от текста;
• после предпоследней записи есть пробел, в который можно вписать тест поверх неё;
• нет указания на место хранения подлинника (применимо с середины 2018 года);
• работник, которым была заверена копия, не уполномочен на такие действия (нет приказа о его назначении);
• неправильно оформленное заверение копии — стоит только виза, без ссылки на должность и Ф. И. О. должностного лица;
• логично, что в финальных записях копии трудового документа не должно быть корректировок, затирок.

Следует помнить, что некорректно оформленный документ у человека не примут, всё придётся переделывать заново. Если вдруг на странице выявлена ошибка до его сшивания, копируем неправильно оформленные листы и заверяем их соответствующим образом.

Алгоритм выдачи копии трудовой книжки сотруднику

При подготовке и оформлении копий трудовых документов нужно следовать регламентам, установленным действующим законодательством.

Пошаговая инструкция по выдаче выписки из трудового регистра работнику будет выглядеть таким образом:

1. Законодательно закреплено, что любой трудовой документ (и копия трудовой книжки здесь не исключение) выдаётся сотруднику через заявительный порядок. То есть чтобы получить заверенную копию, человек должен написать заявление. В порядке исключения допускается устная просьба, полученная от сотрудника, но только в компаниях, относящихся к малому и микробизнесу.
   

   В заявление на выдачу копии трудовой нужно указать организацию, для которой нужен этот документ

2. После получения заявления ответственное лицо в течение трёх дней должно подготовить правильно заверенный документ (это регламентировано статьёй 62 ТК РФ).
3. Если на руки выдаётся оригинал трудового документа, для повышения степени ответственности владельца книжки рекомендуется взять с него расписку с обязательством вернуть документ в течение трёх дней, а также сделать отметку на самом завлении и в журнале. Хотя этот шаг никоим образом не снимет ответственность с работодателя, по крайней мере, человек должен быть предупреждён о последствиях потери документа для компании.
   

   Такие заявления-расписки (о получении оригинала трудовой) рекомендуется хранить в личном деле работника

Обратите внимание ещё на один частный момент: по письменному заявлению сотрудника кадровик обязан направить копию трудовой книжки на почтовый адрес работника, если это указано в прошении. Срок для отправки выписки почтой сохраняется — 3 дня. Заказное письмо отправляется с уведомлением и описью вложения.

Как написать заявление на выдачу копии трудового регистра — образец, правила и рекомендации

Унифицированной формы для составления такого заявления в нормативных актах не существует. Поэтому заявление может быть написано от руки или напечатано с помощью ПК. Но при этом остаются правила кадрового делопроизводства, которые предъявляют к такому документу стандартные правила:

1. «Шапка» заявления оформляется сверху и справа, левая часть остаётся для отметок о приёме и резолюции руководства. Документ должен содержать информацию:
   • На чьё имя адресована бумага — если брать по порядку, то сначала пишется должность (как правило, адресат — ген. директор), название компании, Ф. И. О. руководителя. Причём стоит обратить внимание, что по правилам деловой переписки сначала идут инициалы, а потом фамилия адресата.
   • Далее следует мини-блок от кого исходит заявление. Рекомендуется указать подразделение, должность и Ф. И. О. заявителя (здесь последовательность в инициалах стандартная).
2. Слово «Заявление» пишется с заглавной буквы и без точки в конце.
3. Далее идёт главная часть прошения — достаточно просто указать, что нужна копия трудовой книжки. Нормы трудового права не обязывают заявителя указывать цель получения документа. Но если в заявлении будет указано в какую организацию нужна копия, это оградит заявителя от дополнительных вопросов и даст кадровику возможность сформировать документ с нужной информацией (к примеру, для предъявления в банк не помешает уточнение, что человек по сей день работает в организации).
   

   Можно уточнить в заявлении и статью ТК РФ, по которой работодатель обязан выдать копию трудовой по заявлению

4. В финальной части ставится дата составления, подпись и расшифровка визы.

Видеоинструкция: как получить копии трудовых документов у нанимателя — нормы права

Итак, работодателю следует знать, что сам трудовой регистр выдаётся только в двух случаях: при увольнении сотрудника и для предъявления в Пенсионный фонд. В остальных случаях нужно ограничиваться копией трудового документа. Это оградит нанимателя от многих проблем в случае потери книжки её владельцем. Не стоит забывать и о нормах оформления выписки, а также о формулировках, которые установлены новым ГОСТом в 2018 году. Зная основные моменты заверения этого документа, подготовка копии регистра не составит труда и не займёт много времени. Главное здесь — быть предельно внимательным при внесении записи. Но её текст минимальный, поэтому процедура довольно проста.