Образец и общие правила заполнения штатного расписания
Штатное расписание представляет собой специфический нормативно-правовой акт, регулирующий корпоративные отношения. Его необходимость обусловлена численностью сотрудников и структурой организации.
С помощью штатного расписания осуществляется определение размера заработной платы, количества должностей и сотрудников предприятия. Для крупных фирм это незаменимый инструмент корректировки различных аспектов корпоративной жизни.
Что касается законодательного регулирования вопроса, четкого ответа трудовой кодекс не дает. Все зависит от габаритов компании и числа сотрудников.
В большинстве случаев штатное расписание составляется:
1) Бухгалтером. Это касается небольших компаний, где отсутствуют кадровые службы. Эта кандидатура подходит еще и потому что штатное расписание в большей степени регулирует экономические вопросы предприятия.
2) Кадровой службой. Она существует преимущественно в больших организациях, где необходимо учитывать и обрабатывать огромное количество исходных данных.
3) Финансовой службой. Специфические вопросы экономического характера можно возложить на работников этой службы. При применении комплексного подхода, штатное расписание будет составлено максимально четко и без нареканий.
Штатное расписание должно иметь определенное законом форму — № Т-3. Этот стандартный бланк установлен постановлением Госкомстата от 5 января 2004. В частности, оно определяет, что любое предприятие, учреждение или организация должны составлять штатное расписание на заранее определенных бланках.
Однако в соответствие с постановлением Госкомстата от 24 февраля 1999 в форму штатного расписания могут быть внесены изменения руководителем предприятия. При этом нельзя удалять колонки и графы, признанные обязательными для всех организаций. Этим постановлением предоставляется возможность вносить новые графы в стандартные бланки.
Несмотря на то, что положения утвержденной Госкомстатом формы предельно ясны, для начинающих работников кадровой службы или бухгалтерии не будут лишними разъяснения, касающиеся правил заполнения отдельных граф штатного расписания.
При увеличении числа работников, проблем возникнуть не должно: руководитель издает локальный нормативный акт, где определяется новый состав трудового коллектива.
Трудности могут быть при сокращении с определенной категории должностей. Важно отличать 2 понятия – сокращение штата и числа работников. Если при первом варианте из штатного расписания полностью удаляется должность, которую ранее занимало одно или несколько лиц, во втором – штат остается прежним, однако уменьшилось количество лиц, предусмотренных на эту должность.
Изменения вносятся путем приказа о внесении поправок в штатное расписание или устанавливаются новая форма с учетом внесенных изменений. Должны вноситься нормы, и издаваться положения, которые действительно отражают структурные или должностные изменения на предприятии.
Какую форму выбрать, решает непосредственно руководитель предприятия. Если штат сотрудников небольшой и штатное расписание ведется в электронной форме, лучше издать локальный акт – приказ. В случае с большим объемом изменений, производимых в крупных фирмах и корпорациях, лучшим вариантом можно считать утверждение новой формы штатного расписания.
Штатное расписание любого предприятия – важный и специфический документ, который может сыграть на руку или подвести обе стороны при возникновении споров и судебных разногласий. Все зависит от правильного составления документа, продуманности структурных элементов предприятия, а также от числа работников.
То и есть, при правильном и ответственном подходе, штатное расписание может стать гарантом неприкосновенности работодателя, который невозможно будет оспорить даже в судебном порядке. Для повышения качества работы по составлению расписания, необходимо использовать комплексный подход и активизировать все имеющиеся ресурсы в лице компетентных сотрудников, которые имеет опыт работы в финансовой и организационной сфере предприятия.
С помощью штатного расписания осуществляется определение размера заработной платы, количества должностей и сотрудников предприятия. Для крупных фирм это незаменимый инструмент корректировки различных аспектов корпоративной жизни.
На кого должна быть возложена ответственность по составлению штатного расписания?
Что касается законодательного регулирования вопроса, четкого ответа трудовой кодекс не дает. Все зависит от габаритов компании и числа сотрудников.
В большинстве случаев штатное расписание составляется:
1) Бухгалтером. Это касается небольших компаний, где отсутствуют кадровые службы. Эта кандидатура подходит еще и потому что штатное расписание в большей степени регулирует экономические вопросы предприятия.
2) Кадровой службой. Она существует преимущественно в больших организациях, где необходимо учитывать и обрабатывать огромное количество исходных данных.
3) Финансовой службой. Специфические вопросы экономического характера можно возложить на работников этой службы. При применении комплексного подхода, штатное расписание будет составлено максимально четко и без нареканий.
Внимание! Независимо от того, кто занимается составлением расписания, утверждает и подписывает его руководитель предприятия. Всю ответственность за правильность составления и соблюдения документа несет именно он. Поэтому необходимо добросовестно подбирать персонал, который будет составлять штатное расписание фирмы.
В какой форме составляется штатное расписание?
Штатное расписание должно иметь определенное законом форму — № Т-3. Этот стандартный бланк установлен постановлением Госкомстата от 5 января 2004. В частности, оно определяет, что любое предприятие, учреждение или организация должны составлять штатное расписание на заранее определенных бланках.
Однако в соответствие с постановлением Госкомстата от 24 февраля 1999 в форму штатного расписания могут быть внесены изменения руководителем предприятия. При этом нельзя удалять колонки и графы, признанные обязательными для всех организаций. Этим постановлением предоставляется возможность вносить новые графы в стандартные бланки.
Как правильно заполнить?
Несмотря на то, что положения утвержденной Госкомстатом формы предельно ясны, для начинающих работников кадровой службы или бухгалтерии не будут лишними разъяснения, касающиеся правил заполнения отдельных граф штатного расписания.
- Особое значение придается “наименованию организации”. Вносить в эту графу следует точное название, указанное в других учредительных документах учреждения. Если существует полное и сокращенное название, можно использовать любой вариант записи.
- Затем — “номер документа”. Эта колонка может сыграть определяющую роль в случае возникновения коллективных или трудовых споров с организацией. Как правило, крупные фирмы в эту графу вносят частые изменения в связи с наймом новых кадров.
- Оформляя “дату составления”, важно различать 2 определения: дата составления и утверждения штатного расписания. Например, оно составляется на следующий год, а утверждается еще до его наступления.
- Ключевую роль в штатном расписании занимает раздел “ структурные подразделения и должности”:
- В случае неверного заполнения этой графы могут возникнуть проблемы и трудовые споры с работниками. В частности, в этой графе указываются категории лиц, имеющие льготы, которые закрепляются как в трудовой период, так и на пенсии. В случае включения в эту колонку сторонних лиц, появятся финансовые трудности с выплатой законных средств работникам, которые оказались в этой колонке по ошибке.
- В случае сокращения штата сотрудников невозможно будет понять, кто из лиц, занимающих равные должности, подлежит увольнению. При возникновении ошибки работник может обратиться в суд, по вердикту которого возможно его восстановление на работе с последующей выплатой приличной компенсации за незаконное и необоснованное увольнение.
- В случае неверного заполнения этой графы могут возникнуть проблемы и трудовые споры с работниками. В частности, в этой графе указываются категории лиц, имеющие льготы, которые закрепляются как в трудовой период, так и на пенсии. В случае включения в эту колонку сторонних лиц, появятся финансовые трудности с выплатой законных средств работникам, которые оказались в этой колонке по ошибке.
- В колонку “тарифная ставка” сведения вносятся исходя из положений трудового договора. Нормы трудового договора имеют преимущество над штатным расписанием в случае судебных споров. В ТД должны устанавливаться точные размеры заработной платы работника без дискриминации. Под ней понимается установление различного денежного оклада за одинаковую работу и производительность работников предприятия.
- Заполняя колонку “надбавка”, нужно исходить из занимаемой должности и степени опасности и вредности работы. К тому же, надбавки предусмотрены трудовым кодексом и за труд в ночное время суток или при ненормированном дне.
Как внести поправки в штатное расписание и совершить выписку?
При увеличении числа работников, проблем возникнуть не должно: руководитель издает локальный нормативный акт, где определяется новый состав трудового коллектива.
Трудности могут быть при сокращении с определенной категории должностей. Важно отличать 2 понятия – сокращение штата и числа работников. Если при первом варианте из штатного расписания полностью удаляется должность, которую ранее занимало одно или несколько лиц, во втором – штат остается прежним, однако уменьшилось количество лиц, предусмотренных на эту должность.
Изменения вносятся путем приказа о внесении поправок в штатное расписание или устанавливаются новая форма с учетом внесенных изменений. Должны вноситься нормы, и издаваться положения, которые действительно отражают структурные или должностные изменения на предприятии.
Какую форму выбрать, решает непосредственно руководитель предприятия. Если штат сотрудников небольшой и штатное расписание ведется в электронной форме, лучше издать локальный акт – приказ. В случае с большим объемом изменений, производимых в крупных фирмах и корпорациях, лучшим вариантом можно считать утверждение новой формы штатного расписания.
Внимание! Выписка осуществляется на основе локального ПА, который издается руководителем.
Общие советы:
- Чтобы избежать проблем, следует грамотно продумать структуру предприятия. Нелишним будет и использование для составления штатного расписания таких источников, как общероссийский классификатор должностей и тарифный справочник. Несмотря на то, что эти документы имеет рекомендательный характер, они достаточно четко определяют структуру и требования к должностям различных уровней. При возникновении судебных разбирательств, на эти источники очень часто ссылаются, как работники, чьи права нарушены, так и судьи.
- Стоит найти информацию о вредных и тяжелых категориях должностей. Если на предприятии есть должности, относящиеся к этой группе, то нельзя вписывать в эту графу сторонних работников. Такой подход позволит минимизировать расходы, связанные с выплатами дополнительных денежных вознаграждений сторонним лицам.
- Необходимо построить иерархическую систему должностей на предприятии. Например, если в отдельном секторе работает сразу 10 бухгалтеров, чьи полномочия формально ничем не отличаются, это может стать камнем преткновения при сокращении или увольнении одного из них. Если ввести смежную должность, к примеру, помощник бухгалтера, то будущих конфликтов можно избежать.
Штатное расписание любого предприятия – важный и специфический документ, который может сыграть на руку или подвести обе стороны при возникновении споров и судебных разногласий. Все зависит от правильного составления документа, продуманности структурных элементов предприятия, а также от числа работников.
То и есть, при правильном и ответственном подходе, штатное расписание может стать гарантом неприкосновенности работодателя, который невозможно будет оспорить даже в судебном порядке. Для повышения качества работы по составлению расписания, необходимо использовать комплексный подход и активизировать все имеющиеся ресурсы в лице компетентных сотрудников, которые имеет опыт работы в финансовой и организационной сфере предприятия.
[ajax_load_more post_type="post" max_pages="5"]