Как написать резюме офис-менеджера, или правила презентации прирождëнного организатора

Офис — обязательный атрибут любой современной компании вне зависимости от еë отраслевой и функциональной принадлежности. И если офис из 2–5 сотрудников вполне способен организовывать свою работу самостоятельно, то большому коллективу требуется координирующий специалист. Чтобы убедить работодателя, что вы успешно справитесь со всеми обязанностями офис-менеджера, заполняйте своё резюме в соответствии с образцом.

Общие принципы написания резюме офис-менеджера

Профессию офис-менеджера нередко отождествляют с профессией секретаря. Хотя некая доля истины в этом есть, в целом такое сравнение неверно: менеджер — прежде всего является организатором. Секретарские, как и любые другие функции, могут возлагаться на этого специалиста в качестве дополнительных.

В больших офисах без организующего работу менеджера не обойтись

Основная цель письменной самопрезентации офис-менеджера — максимально продемонстрировать навыки организации рабочего процесса. А достигается эта цель не только приведением фактов об образовании и опыте работы, но и наглядной демонстрацией умения отбирать и подавать информацию. Именно поэтому в своëм резюме офис-менеджеру необходимо точно следовать общим правилам делопроизводства.

Структура резюме

Резюме (CV) — документ, который составляется в свободной форме. Другими словами, соискатель любой должности волен структурировать информацию о своих профессиональных и личных качествах так, как ему нравится, включать в резюме любую информацию.

Креативный подход к структуре и оформлению резюме вполне допустим для представителей творческих профессий. Претенденту же на должность офис-менеджера лучше воспользоваться классической схемой построения документа.

Традиционно резюме состоит из нескольких блоков информации, расположенных в определëнной последовательности.

1. Личная информация — Ф. И. О., возраст, место жительства, семейное положение, наличие детей, контактные данные.
2. Указание желаемой должности (например, «Цель резюме — соискание должности офис-менеджера»). В этот же раздел можно добавить и минимально приемлемый уровень заработной платы.
3. Блок информации «Образование» — перечень оконченных учебных заведений, сведения о повышении квалификации в нужном направлении деятельности (курсы, тренинги, семинары, конференции).
4. Раздел «Опыт работы» — сведения о прежних местах работы, занимаемых должностях и должностных обязанностях. Раздел может включать в себя подраздел — профессиональные достижения — сведения о достигнутых показателях труда и применëнных мерах поощрения.
5. «Профессиональные навыки» — перечень знаний и умений актуальных для желаемой должности.
6. «Личные качества» — перечисление основных свойств характера соискателя, которые способны улучшить качество выполнения возлагаемых на специалиста функций.
7. «Дополнительная информация» — сведения об умениях и возможностях соискателя, не имеющих отношения к функциям профессии, но потенциально полезных или характеризующих его как личность (навыки управления личным транспортом и наличие такового, хобби, увлечения, отношение к спорту и здоровому образу жизни и прочее).
8. «Рекомендации» — приложенные к резюме характеристики с прежних мест работы или контактная информация бывшего начальства.

Классическая схема резюме представляет собой последовательное расположение определённого перечня разделов

Фото

Фото соискателя — необязательный элемент резюме. Однако правильно выбранное фото зачастую становится серьëзным преимуществом перед другими кандидатами. Так, офис-менеджер, демонстрируя аккуратный внешний вид, деловой стиль в одежде и причëске, лëгкую улыбку на фото, презентует себя, как человека организованного, знакомого с деловым этикетом, аккуратного, открытого, дружелюбного.

Фото в резюме менеджера должно презентовать соискателя, как открытую к общению, активную личность

Правила подбора удачной фотографии для резюме таковы:

• снимок должен изображать одного человека;
• чем качественнее фото — тем лучше;
• фото не должно быть слишком большим или слишком маленьким (оптимальный размер — 4 на 6 см);
• не стоит к резюме прикладывать слишком официальное фото (как на документы) — умеренно свободная поза, лëгкая улыбка больше располагают к себе людей;
• не стоит для фото делать слишком яркий, вызывающий макияж, но и без него фотографироваться для резюме не рекомендуется — достаточно лëгкого дневного макияжа, подчëркивающего достоинства и скрывающего недостатки;
• тщательно продуманные детали костюма, интерьера, а также использование услуг профессионального фотографа (это видно всегда) говорят об изысканном вкусе, высокой требовательности соискателя к себе, организованности, аккуратности.

Правила оформления текста

Опытный наниматель умеет читать самую важную информацию о соискателе «между строк» резюме. То, насколько грамотно изъясняется кандидат, аккуратно и единообразно оформляет текст, красноречиво говорит об уровне его интеллекта, образования, организованности, аккуратности.

Оформленное в соответствии с правилами делового документооборота резюме — главное доказательство профессионализма офис-менеджера.

Поэтому успешное резюме офис-менеджера немыслимо без соблюдения общих принципов профессиональной самопрезентации. Среди них:

• отсутствие ошибок (орфографических, пунктуационных, грамматических) и опечаток в тексте, двойных пробелов, неправильно расположенных знаков препинания (например, точка или запятая располагаются сразу же после слова, затем следует пробел и т. д.);
• единообразное форматирование текста — одинаковые отступы, межстрочные интервалы, заголовки, размер, цвет и стиль шрифта;
• соблюдение официально-делового стиля подачи информации;
• лаконичность — не стоит перегружать резюме излишней информацией, наниматель обязательно оценит умение выделять важное. Рекомендуемый объëм резюме — от 1 до 1,5 страниц печатного текста.

Сопроводительное письмо

Если резюме направляется в крупную серьëзную компанию, следующую западным корпоративным ценностям, к нему следует составить сопроводительное письмо.

Некое подобие сопроводительного документа составляется и в случае отправки резюме вложенным файлом по электронной почте.

Сопроводительное письмо может в краткой форме описывать ключевые навыки и преимущества соискателя

В сопроводительном письме следует указать:

• наименование и почтовый адрес адресата;
• собственные Ф. И. О. и контактные данные;
• наименование желаемой должности;
• источник информации о вакансии;
• описание собственных достоинств (например, высокий уровень образования, длительный и успешный опыт подобной работы);
• просьбу о сообщении результатов рассмотрения резюме.

Образец составления резюме

Офис-менеджер — должность, которая в каждом офисе наделяется индивидуальным набором функций. Всë зависит от направления деятельности компании, размеров офиса, его потребностей. Этот специалист может отвечать за документооборот организации, приëм, передачу и распределение корреспонденции, сопровождение клиентов, организацию рабочего дня руководителя, проведение корпоративных праздников.

В резюме офис-менеджера акцентировать следует наличие профессиональных навыков, а также личные качества

Тем не менее основная характеристика функционала этой должности — сопровождение и поддержка рабочего процесса в офисе. А это значит, что офис-менеджер — одно из основных действующих лиц фирмы, правая рука руководителя, незаменимый специалист.

В своëм резюме претендент на такую должность должен делать акценты:

• на наличие соответствующих функциям навыков и знаний;
• на опыт подобной или родственной работы;
• на личных качествах, способствующих успешному выполнению возложенных на должность функций.

Опыт работы — главный козырь в резюме офис-менеджера

Образование

При подборе офис-менеджера наниматели не выставляют жëстких критериев по образованию. Оно вполне может быть непрофильным (такой специальности в программах учебных заведений на сегодняшний день не существует, подходят лишь «Секретарское дело», «Секретарь-референт»), средним специальным или даже профессионально-техническим — всë зависит от уровня компании.

Но при прочих равных условиях предпочтение на практике отдаëтся специалистам с высшим образованием по юридическим и экономическим специальностям.

Учебные заведения в резюме следует перечислить в хронологическом порядке с указанием:

• наименования;
• года окончания;
• полученной специальности.

Среднюю школу в перечень включать не стоит — это может выглядеть неуместно.

Кроме основного, следует указать и на дополнительное образование в области делопроизводства, административного управления — это могут быть курсы, школа менеджеров, специализированные семинары, конференции, тренинги. Наличие у соискателя дополнительного узкопрофильного образования существенно повышает ценность его резюме.

Высшее образование экономического профиля вполне подходит для должности офис-менеджера

Опыт работы и должностные обязанности

Имеющий опыт работы соискатель — настоящее сокровище для нанимателя, на обучение такого сотрудника потребуется затратить минимум времени и средств. В резюме менеджера следует акцентировать те из прежних мест работы, которые по функционалу максимально приближены к желаемой должности. Начинают это раздел с последнего места работы, указав:

• период работы;
• наименование организации-нанимателя;
• занимаемую должности (должности, если их было несколько);
• функциональные обязанности.

Далее следует перечислить основные (превалирующие по периоду работы, схожести с желаемой должностью) места работы в той же форме.

Похожими по функционалу должностями для офис-менеджера могут стать: секретарь, помощник руководителя, администратор, делопроизводитель, менеджер по информационной работе, консультант.

Раздел об опыте работы можно дополнить подразделом «Профессиональные достижения», если таковые имели место на прежних местах работы. Следует перечислить не только все официально применëнные меры поощрения (благодарности, грамоты, премии), но и не зафиксированные таким образом производственные успехи, показатели, например:

• «поддерживал работу офиса на высоком уровне»;
• «разработал и внедрил новую систему циркуляции внутренних документов»;
• «успешно на протяжении 5 лет организовывал корпоративные мероприятия, многие из которых были отмечены руководством и коллективом».

Не стоит отчаиваться и соискателям, на момент составления резюме не имеющим необходимого опыта работы. В этом случае следует особое внимание уделить разделам, посвящëнным:

• профессиональным навыкам (к примеру, умение обращаться с ПК и офисной техникой вполне можно приобрести самостоятельно или посетив специализированные курсы);
• личным качествам (здесь важно указать на такие свойства характера, как быстрая обучаемость и лëгкая адаптация в новых условиях).

Профессиональные навыки

В резюме офис-менеджера важно привести как можно больше сведений о собственных навыках и знаниях

Профессиональные навыки офис-менеджера в целом свойственны любому офисному работнику. Иными словами, тот, кто единожды работал в офисе, способен составить вполне внушительный список собственных навыков, актуальных для данной должности.

Ключевые знания и умения офис-менеджера:

• уверенное владение персональным компьютером и интернетом, в том числе общими (Microsoft Word и Excel) и специализированными (Adobe Photoshop, Picture Manager и прочее) программами;
• высокие скорость и качество набора текста;
• навыки административного управления;
• знание основ делопроизводства и документооборота компании: входящая, исходящая корреспонденция, внутренние документы;
• умение пользоваться офисной (принтер, сканер, факс, проектор, звуковая аппаратура, многоканальный телефон) и бытовой (электрочайник, кофеварка, микроволновая печь) техникой;
• навыки делового общения (как с руководством, сотрудниками, так и с клиентами);
• навыки организации встреч, совещаний, конференций, бронирования билетов, гостиниц.
• знание основ поддержания работоспособности офиса — функций, контактов и принципов работы обслуживающих организаций, ремонтных служб, перевозчиков, заведений общественного питания;
• знание основ корпоративной этики и психологии;
• знание иностранных языков.

На офис-менеджеров нередко помимо основных возлагаются и дополнительные функции, например, кадровая, юридическая или даже бухгалтерская работа в мелкой компании. В таких случаях список ключевых навыков по этой должности существенно расширяется за счëт специализированных знаний и умений.

Личные качества

Идеальный офис-менеджер — человек особого склада характера: у него высоко развиты коммуникативные качества, он обязательно высокоорганизован, внимателен, трудолюбив и способен справляться сразу с несколькими задачами. Поэтому раздел резюме такого специалиста, посвящëнный личным качествам, призван посредством 5—6 эпитетов продемонстрировать личность претендента.

Нанимателями приветствуются следующие особенности характера соискателей рассматриваемой должности:

• коммуникабельность;
• открытость;
• организованность;
• ответственность;
• исполнительность;
• расторопность;
• пунктуальность;
• умение концентрироваться;
• хорошая память;
• инициативность;
• целеустремлëнность;
• оперативность;
• трудолюбие;
• стрессоустойчивость.

О чëм следует умолчать

Офис-менеджер — специалист, на которого возлагается ответственность за работоспособность офиса. А это значит, что такой работник по умолчанию должен быть самым ответственным. Именно поэтому в резюме нежелательно упоминать о случаях, подтверждающих собственную безответственность — фактах привлечения к дисциплинарной, административной, уголовной ответственности как в связи с работой, так и в личной жизни.

Общие же «антирекомендации», касающиеся включения информации в резюме представителя любой профессии таковы:

1. в резюме не стоит включать слишком подробную или слишком личную информацию о себе (вес, рост, другие параметры тела, подробный адрес);
2. нельзя распространяться о неприятных подробностях взаимоотношений с прежними нанимателями — о причинах принудительного увольнения, о судебных спорах, жалобах, восстановлении на работе;
3. не следует перечислять все места работы в точном соответствии с трудовой книжкой, если их много или среди них есть не имеющие значения эпизоды трудовой деятельности;
4. не стоит выдвигать внушительный перечень требований к условиям труда, достаточно ограничиться указанием на минимально приемлемый уровень зарплаты.

К отбору претендентов на должность офис-менеджера наниматели подходят очень ответственно — ведь этот специалист организует деятельность всего офиса. При этом часто образование не является главным критерием отбора, гораздо большее значение имеют навыки, опыт офисной работы и личные качества.