Инструкция по оформлению и учёту личных дел работников в 2017 году
Руководитель, желающий контролировать качество труда и смену кадров в организации, должен сформировать систему учёта данных о персонале. Он вправе издать приказ, содержащий инструкции по составлению личных дел работников, а также список ответственных за кадровый учёт.
Содержание
Что такое личное дело работника
Это набор документов о работнике фирмы. Содержит также его персональные данные, сведения о стаже работы и карьерных достижениях. Кадровые отделы в государственных и ведомственных структурах (ст. 42 № 79-ФЗ от 27 июля 2004 года) обязаны заводить и хранить досье на служащих. В коммерческих и гражданских организациях вопросы кадрового учёта решаются на усмотрение руководителя.
Как должен оформляться журнал учёта
Если политика компании предусматривает наличие персональных дел, специалист по кадрам оформляет досье и ведёт журнал учёта. Дела можно заводить на каждого работника либо на ключевых служащих фирмы:
- руководство и заместители;
- эксперты компании;
- работники должностей с высоким уровнем материальной и финансовой ответственности;
- служащие с перспективой карьерного роста.
Упорядоченная по алфавиту и в хронологической последовательности база данных сотрудников удобна и необходима для оперативного подбора сведений.
Порядок оформления и регистрации персональных дел устанавливают внутренние документы компании — инструкция по кадровому делопроизводству либо инструкция по учёту кадров. Составляя подобную инструкцию:
- Выберите и укажите должности, наличие персонального дела для которых обязательно.
- Пропишите, какие документы должны быть представлены в оригинале, а для которых достаточно копий.
- Разработайте механизм образования и правила хранения личных дел.
- Сформируйте реестр ответственных за базу данных.
Нанимая персонал по совместительству, руководитель имеет право завести досье на каждого принятого сотрудника. Дело оформляется в общем порядке, к трудовому договору прикладывается ксерокопия паспорта совместителя и документы, свидетельствующие о его квалификации (при необходимости).
Как сформировать документы в дело
Оформляя договор с новым сотрудником, специалист по кадрам заводит папку с личным делом. В папку он подшивает договор и дополнительные соглашения, резюме, ксерокопии документов и персональную карточку служащего.
Запрещается вписывать в досье информацию об убеждениях персонала компании касательно политики и религии, а также об участии в работе общественных организаций. Исключение — письменное согласие работника.
Заполнение титульного листа — образец
Документы личного дела в хронологическом порядке укладывают в папку-скоросшиватель. На титульном листе указывают в соответствии с ГОСТ 17914–72:
- Ф.И.О. сотрудника;
- дату заключения договора;
- дату составления дела;
- порядковый номер.
Порядковый номер папки должен соответствовать номеру досье в книге учёта. Её оформляют в соответствии с п. «б» ст. 695 Перечня типовых управленческих документов. Данные на страницы дела вносят вручную, разборчиво, ручкой синего или чёрного цвета.
Правила формирования досье
Состав личного дела определяет администрация компании в частном порядке. Типовой набор документов:
- заполненная при приёме на работу анкета;
- заявление о приёме на работу;
- ксерокопия приказа;
- копии страниц паспорта с пропиской и фотографией;
- копии ИНН и СНИЛС;
- документ об образовании;
- персональная карточка и фотография;
- рекомендации от предыдущих работодателей;
- копия трудового договора;
- опись содержимого папки.
Дополнительные документы:
- свидетельства о браке/разводе/рождении ребёнка;
- справки, приказы о переводе;
- документы о премиях и штрафах;
- справки об уровне дохода;
- грамоты, дипломы;
- прочие.
Внутри папки документы располагают согласно хронологии поступления, при этом бумаги временного хранения должны находиться отдельно от тех, которые будут храниться постоянно. Приложения должны лежать вместе с документами, к которым относятся.
Не все кадровые работники знают, сколько листов может быть в деле. Правила делопроизводства гласят, что толщина папки не может превышать 4 см — дела толще следует расформировать на два тома.
Личное дело — закрытый от посторонних документ. Доступ к данным сотрудников есть только у руководителя и специалиста по кадрам.
Как составить внутреннюю опись — образец
Специалист по кадрам заполняет внутреннюю опись содержимого в виде таблицы. Опись растёт по мере пополнения папки и содержит информацию обо всех вложенных документах, их номерах, названиях и числе листов. Страницы описи не входят в сплошную нумерацию.
В описи делают запись с указанием общего числа прикреплённых документов и листов дела. Ответственный специалист ставит свою подпись и указывает должность и текущую дату.
Наименования столбцов внутренней описи:
- номер по журналу учёта личных дел;
- индекс документа — согласно номенклатуре;
- дата составления документа;
- дата принятия документа в дело;
- примечание.
Оформление после увольнения сотрудника
Когда досье направляют в архив, кадровый специалист составляет лист-заверитель, где указывает количество листов дела, число листов описи и обозначает номера пропущенных страниц. Также он оставляет примечание, куда заносит особенности технического состояния дела — неразборчивый текст, склеенные листы, порванные страницы. В конце описи сотрудник ставит подпись и пишет дату передачи дела в архив.
Бланк внутренней описи находится здесь.
Порядок учёта и хранения документов в организации
Для регистрации в кадровом отделе заводят журнал или книгу учёта, куда по порядку вносят номера каждого досье.
Журнал учёта личных дел — образец
Книгу учёта заполняют согласно типовой форме. Ключевые графы:
- порядковый номер;
- номер дела;
- Ф. И. О. сотрудника и должность;
- дата формирования дела;
- дата передачи дела в архив.
Ответственный работник после записи информации о новом деле ставит свою подпись. Бланк журнала учёта здесь.
Как вносить поправки в досье
Корректировки в личное дело имеет право вписывать только специалист отдела кадров, определённый приказом директора, а в периоды отпуска — исполняющий обязанности. Исправления вносят согласно требованиям к заполнению первичной документации — некорректную надпись зачёркивают горизонтальной линией, а рядом ставят подпись и дату. К делу прикрепляют копии документов, свидетельствующих о необходимости корректировок.
Особенности хранения персональных дел
Хранить досье на сотрудников нужно так, чтобы исключить доступ к ним третьих лиц. Дела содержат в железном сейфе, по порядку согласно номерам. Ключ от сейфа доступен только руководителю и работнику, ответственному за учёт кадров.
Продолжительность хранения дела в отделе кадров — все время, пока работает сотрудник. С момента увольнения досье передаётся в архив, и назначается новый срок хранения — 75 лет. На госслужбе после увольнения служащего папка с делом остаётся в отделе кадров 10 лет, и только потом направляется в архив.
Ознакомление с персональным досье
Личное дело не выдаётся на руки сотруднику, за исключением случаев, когда об этом есть приказ руководителя компании. Ежегодно специалист отдела кадров в присутствии комиссии предоставляет дело работнику для ознакомления. Тот не имеет права вносить корректировки, добавлять или изымать документацию из папки. В случае обнаружения неточностей он обязан заявить об этом ответственному по кадрам, прикрепив к заявлению копии подтверждающих документов.
Получая досье на руки по распоряжению руководителя, сотрудник расписывается в журнале учёта.
Государственная структура и частное предприятие обязаны одинаково ответственно относиться к учёту и, формируя базу досье, соблюдать требования нормативно-правовых актов и ГОСТ, касающихся оформления внутренней документации компании. Кадровый специалист, работая с делами, обязан соблюдать требования Трудового кодекса РФ в области защиты персональных данных работников.